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予約来訪者の受付はどうなりますか?

2007/8/3 16:10:00 41373

★訪問者が近づいてきたら、立ち姿で笑顔であいさつする;_★訪問者が会う約束をしている部門や人員を理解する;_★訪問者は約束の時間に到着したら、すぐに回答者に知らせる。

訪問者が待つなら、秘書はまず席を取って飲み物をごちそうし、新聞資料を送って時間をやりくりします。約束の時間の5分から10分前に回答者に知らせます。

来訪者にゲストカードを発行して、来訪者が帰る前にゲストカードを返すように注意します。来訪者が行く部署に案内したり、スタッフを連れて行くように手配します。

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不意の来訪者を巧みにあしらう

秘書はよくどのような状況に遭遇しますか?急に応接室に侵入したり、上司のオフィスに直行したり、時には直接に上司との会談を要求したりします。一、突発的な来訪者に巧みに対応し、突発的な来訪者に対して、上司の訪問を要求する客であろうと、会社に行って他の事務を取り扱う人であろうと、秘書はまず自己紹介をします。相手が普通の業務であるときだけ、秘書は自己紹介をしなくてもいいです。